Conditions générales de vente

Pour confirmer la prestation de services, le Client Final doit retourner dûment signé avec son cachet et dans un délai de 7 jours le contrat de prestation, comprenant les CGV et la facture d’acompte. Ces documents devront obligatoirement être accompagnés du paiement de l’acompte. 

1.OBJET

Les présentes conditions générales de vente (CGV) sont relatives à Acmé dans le cadre de ses activités de conceptualisation et d’organisation d’événements. Elles constituent le cadre des engagements contractuels et financiers proposés à ses clients.

2. CONDITIONS D’APPLICATION 

Les CGV décrites ci-après détaillent les droits et obligations entre Acmé, vendant les services définis ci-après, et d’autre part le client, achetant un ou plusieurs des services soumis aux présentes conditions générales.

Les services et prestations proposés par Acmé sont les suivants :

  • Conseil en événementiel BtoB et BtoC et conception créative

  • Organisation d’événements physiques et/ou digitaux, internes et/ou externes

Toute commande du client implique de plein droit l’entière acceptation des présentes CGV. Celles-ci ne sauraient être modifiées par des stipulations contraires pouvant figurer sur la commande du client ou dans ses Conditions Générales d’Achat.                                                       

Toute dérogation aux présentes conditions ne sera considérée comme acceptée qu’après avoir reçu l’accord écrit préalable d’Acmé. Par la signature du  bon de commande, le client s’engage à verser les sommes dues. Toute modification ou annulation du  bon de commande donne lieu à une facturation conformément aux modalités d’annulation prévues à l’article 7 des présentes.

Les conditions générales de vente sont adressées au client en même temps que le(s) devis conformément à l’article 5.

3. OBLIGATIONS D’ACMÉ

Acmé s’engage, au titre d’une obligation de moyens, à effectuer l’ensemble des prestations qui lui sont confiées conformément aux règles de l’art et aux usages de la profession, sous réserve du bon accomplissement par le client de ses propres obligations.

Acmé pourra avoir recours à des prestataires et à des vacataires, ce que le Client reconnaît expressément, étant entendu que Acmé restera responsable des prestations. Acmé pourra également imposer les CGV de ses partenaires qui devront également être appliquées.

4. OBLIGATIONS DU CLIENT 

  • Le Client s’engage à vérifier en temps utile tous les documents soumis à son approbation et à formuler clairement ses remarques, observations ou désaccords. Il est entendu entre les Parties que le Client se doit de valider le devis final avant la livraison de la prestation ou de formuler clairement ses remarques par écrit. L’absence de réponse de plus de 24h à propos de la validation d’un devis à moins de 10 jours de l’événement vaudra tacite acceptation.

  • Le Client s’engage à payer le prix selon les modalités détaillées ci-après.

  • Le Client reconnaît et accepte qu'il est entièrement responsable de tout dommage matériel ou corporel causé par lui-même, ses invités, ou toute personne agissant sous son autorité ou en relation avec l'événement organisé par l'Agence. Le Client s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour prévenir lesdits dommages.

  • Le Client s'engage à ne pas solliciter directement, avant, pendant et après l’évènement un ou plusieurs fournisseurs, prestataires, personnels, sous-traitants et collaborateurs d’Acmé. En cas de non respect de cet engagement, le Client se voit exposé à une pénalité de 30% du montant total HT de la prestation.

5. DEVIS 

Toute intervention d’Acmé fait l’objet d’un devis estimatif, détaillé et personnalisé remis ou envoyé au client permettant de déterminer le forfait global de la prestation. Ce devis comporte la désignation et le type de prestations déterminées à partir de la demande exprimée par le client ainsi que les modalités et tarifs y afférents. 

Toute demande de modification de la commande de la part du client devra faire l’objet d’un devis de Acmé. Acmé informera dans les meilleurs délais le client de la faisabilité des prestations demandées et fournira le devis correspondant - révision à la hausse ou à la baisse du devis initial. 

Toute modification ou résolution de la prestation demandée par le Client est soumise à l’accord express d’Acmé. A défaut d’accord d’Acmé, ces suppressions ou modifications seront de plein droit considérées comme une annulation partielle de la commande telle que prévue par l’article 7 ci-après.     

Les prestations complémentaires ajoutées au cours de la réalisation du projet donneront lieu à une rémunération supplémentaire d’Acmé. Acmé s’engage à fournir au client une estimation budgétaire des prestations complémentaires avant la livraison de la prestation si lesdites prestations complémentaires sont commandées au minimum 10 jours ouvrés avant la livraison de ladite prestation.

6.  CONDITION FINANCIÈRE, DE RÈGLEMENT ET MODALITÉS DE PAIEMENT 

Toute commande de prestations fera l’objet d’un estimatif budget (devis/ budget), dont le montant pourra varier en fonction du taux de change. 

En contrepartie des prestations qui lui sont fournies au titre des présentes CGVS, le client paiera :

  • Si la signature du Bon de Commande a lieu 6 (six) mois ou plus avant la date de réalisation de l’Evénement :

    • À la signature des présentes : un acompte de 35% du montant qui y est devisé ;

    • À mi-parcours entre la signature des présentes et la date de l’Evénement précisée à l’article 1 : un acompte de 35% du montant du dernier Bon de Commande émis ;

    • Quinze (15) jours avant la date de l’Événement précisée à l’article 1 : le solde de la prestation

  • Si la signature du Bon de Commande a lieu moins de 6 (six) mois avant la date de réalisation de l’Evénement indiquée à l’article 1 :

    • À la signature des présentes : un acompte de 70% du montant qui y est devisé ;

    • Quinze (15) jours avant la date de l’Événement précisée à l’article 1 : le solde de la prestation

  • Si la signature du Bon de Commande a lieu moins de 2 (deux) semaines avant la date de réalisation de l’Evénement indiquée à l’article 1 :

    • À la signature des présentes : le solde de la prestation

Les factures sont payables à réception, par virement ou paiement SEPA sur le compte bancaire d’Acmé dont les coordonnées bancaires sont les suivantes :

  • IBAN : FR76 1020 7000 6623 2150 1528 515

  • BIC: CCBPFRPPMTG

Acmé refacturera au Client : 

  • Les frais de voyage et déplacements (hôtel, transports, restaurants) effectués par les salariés d’Acmé chez le Client et sur les lieux de l’événement dans le cadre de la réalisation des missions commandées

  • Les frais de coursiers et de livraison ainsi que tous les frais complémentaires rendus nécessaires pour les besoins des prestations, notamment tout achat de matériel et impressions tests. 

  • Certains coûts supplémentaires non compris dans le prix forfaitaire de la prestation et qui garantissent la qualité et le déroulement de celle-ci pourront le cas échéant être ajoutés ultérieurement à la facture finale sous « frais divers ».

Aucune contestation concernant le prix de la prestation ne pourra être prise en considération après la signature du bon de commande ou du dernier devis. En cas de désaccord sur le montant d’un règlement, le Client s’engage à procéder au paiement des sommes convenues sur la base du dernier devis en date.

En cas de non paiement à l’échéance prévue, Acmé pourra, après mise en demeure préalable, réclamer au client des intérêts de retard au taux de trois fois le taux d’intérêt légal, calculés par jour de retard à compter de la date d’échéance de la créance jusqu’à la date de paiement effectif. 

7. CONDITIONS D’ANNULATION 

Toute annulation, totale ou partielle, de la commande par le client, en dehors des cas de force majeure tels qu’énoncés à l’article 11 ci-après, sera notifiée à Acmé par lettre recommandée avec accusé réception.    

7.1. Annulation totale 

En cas d’annulation totale, les pénalités ci-dessous seront appliquées : 

  • Entre la date de signature du bon de Commande et 61 jours avant l'événement  : 50% du montant devisé

  • Entre 60 et 31 jours avant l’événement : 70% du montant devisé sera dû 

  • Entre 30 jours et la date de l’événement : 100% du montant devisé sera dû 

7.2. Annulation partielle 

Une annulation partielle correspond à une réduction du budget de plus de 10% par rapport au montant initialement devisé et inscrit dans le bon de commande.

En cas d’annulation partielle, les pénalités ci-dessous seront appliquées : 

  • Entre la date de signature du bon de Commande et 61 jours avant l’événement : 50% de la différence entre le montant initialement devisé dans le bon de commande et le montant devisé dans le dernier devis en date

  • Entre 60 et 31 jours avant l’événement : 70% de la différence entre le montant initialement devisé dans le bon de commande et le montant devisé dans le dernier devis en date

  • Entre 30 jours et la date de l’événement : 100% de la différence entre le montant initialement devisé dans le bon de commande et le montant devisé dans le dernier devis en date

Concernant les prestations qui ne peuvent pas être reportées ou remplacées, tous les frais et sommes engagés par Acmé seront dus de plein droit et sans préavis par le client.                                                            

Dans le cas où, pour une raison justifiée ou indépendante de sa volonté, autre qu’un cas de force majeure, Acmé se trouverait dans l’impossibilité d’effectuer une partie ou la totalité d’une prestation prévue, sa responsabilité serait strictement limitée au remboursement des sommes déjà versées par le client, correspondant à la prestation non réalisée. 

Si, après avoir informé Acmé du souhait de ne plus collaborer pour la réalisation de l'événement, le client venait à réaliser par ses propres moyens ou à faire réaliser par un tiers l’événement qui aurait été défini initialement par Acmé, une pénalité additionnelle de 20% du montant devisé viendrait s’ajouter aux frais d’annulation susmentionnés.  

8.  FORCE MAJEURE

Il est expressément prévu qu’Acmé ne doit pas être responsable des dommages, retards ou manquements dans l’exécution des prestations causés par des événements échappant à son contrôle raisonnable, ou ne résultant pas de la faute ou négligence d’Acmé. 

De tels actes ou causes comprennent, sans être limitatifs, les événements suivants : 

  • Grève 

  • Risque politique et géopolitique

  • Conflit du travail, trouble social, émeute

  • Guerre, attentat, sabotage, menace 

  • Incendie, inondation, pandémie

  • Carence ou retard des moyens de transport ou de communication

  • Panne de matériel informatique ou électrique

  • Décès

  • Pandémie 

Dans de telles hypothèses, Acmé mettra tout en œuvre pour négocier la récupération d’un maximum de fonds auprès des différents prestataires de service qu’elle aurait été amenée à mandater dans le cadre de la commande.

Toutefois, en aucun cas le client  ne pourra prétendre à se faire rembourser par Acmé toutes les sommes excédantes celles qui auraient pu être récupérées.

9.  RESPONSABILITÉ ET ASSURANCE

La responsabilité d’Acmé ne saurait être engagée en cas de retard ou d’inexécution de sa prestation dont la cause serait imputable au Client, aux participants, au fait d’un tiers étranger ou en cas de force majeure telle que définie dans l’article 7.

En cas de dommage matériel ou corporel causé par le Client, ses invités, ou toute personne agissant sous son autorité ou en relation avec l'événement organisé par l'Agence, le Client s'engage à indemniser intégralement l'Agence et éventuels tiers du préjudice subi, y compris les frais de réparation, les pertes financières, et les frais juridiques éventuels.

La responsabilité d’Acmé est limitée aux dommages directs à l’exclusion des dommages indirects. Les dommages indirects s’entendent notamment de tout préjudice financier ou commercial, perte de bénéfices, perte de chiffre d’affaires, perte de données, perte d’exploitation. En tout état de cause, la responsabilité d’Acmé en cas de dommages directs, sera plafonnée au montant de la commande en cause.

Le Client est libre de souscrire auprès de la compagnie de son choix à une assurance Responsabilité Civile professionnelle couvrant les incidents éventuels (matériel ou personnel mis en cause) et à une assurance complémentaire (assistance, prévoyance, annulation,…) pour couvrir tout incident dont ses participants ou représentants seraient directement responsables.

10.  PUBLICITÉ ET DROIT À L’IMAGE 

A titre de références et d’actions publicitaire, Acmé est autorisée à reproduire ou diffuser tout ou une partie des données de l’évènement sur son site internet ou sur tout autre support de communication dont elle pourrait faire usage ; en particulier :

  • La dénomination sociale du client ou le nom de la marque du client

  • Son logo ou le logo de sa marque

  • Les reportages photographiques et vidéos 

  • Les témoignages écrits ou audio

Le client déclare avoir recueilli les autorisations Expresses des tiers figurant dans les données de l’événement.

Par ailleurs, dans le cadre de l’utilisation et de la diffusion par le client de photos, vidéos, extraits écrits ou audio issus de l’événement dont l’organisation a été confiée à Acmé, le client s’engage à indiquer systématiquement la mention « Organisation : Acmé Paris ».

11.  INFORMATIONS CONFIDENTIELLES 

Acmé et le client s’engagent à conserver confidentiels les documents et informations, de quelque nature qu’ils soient, économiques, financiers, techniques, etc auxquels ils auraient pu avoir accès au cours de leur relation commerciale.

A cet effet, Acmé et le client  prendront toutes dispositions requises auprès de leur personnel ou auprès d’entreprises auxquelles ils auraient recours, afin de conserver aux dites informations leur caractère confidentiel. Ils s’engagent notamment à en limiter la diffusion aux seuls membres de leur personnel qui en auront besoin dans l’exercice de leurs fonctions pendant la durée de la relation commerciale.

12.  PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

Le Client s’engage à garantir la protection de la propriété intellectuelle de l'Agence concernant les idées créatives, concepts et phrases clés (ci-après dénommés "les Contenus Créatifs") partagés avec Le Prospect dans le cadre du Projet.

Les Contenus Créatifs restent la propriété exclusive de l'Agence.

Le Prospect s'engage à ne pas utiliser, reproduire, distribuer, ou exploiter de quelque manière que ce soit les Contenus Créatifs sans l'accord écrit préalable de l'Agence.